Interact Club de Ouro Preto
Endereço
Ouro Preto
MG
Brasil
Clube Patrocinador
Rotary Clube de Ouro Preto
Orçamento Necessário
R$ 6.700,00
Objetivos
O objetivo do projeto envolveu desenvolver uma festa para divertir um público infanto juvenil, visto que a maior parte das festas na cidade de Ouro Preto tem um caráter mais adulto com uso de drogas licitas e ilícitas. Além disso, visto que o caixa do Rotaract Club de Ouro Preto não se localizava em condições, foi decidido ceder um espaço para que eles ajudassem e recebessem uma comissão. Outro determinante para a realização da festa foi que seria um mecanismo para conseguir recursos e posteriormente realizar um grande projeto comunitário.
Metas
Realizar uma festa em espaço que caiba uma grande quantidade de participantes (jovens de 12 a 18 anos) e lhes dar uma noite inesquecivel com música, venda de bebidas não alcoólicas e salgados. Tudo com cenário montado e ambiente controlado, isto é, no local não seria permitido uso de substâncias ilicitas.
Beneficiários
Os beneficiários diretos é a comunidade jovem de Ouro Preto, que teve acesso a uma festa de sua faixa etária, evento que está demasiadamente em falta na cidade. Além do caixa do clube, pelo qual terá base para a execução de vários projetos comunitarios. Os beneficiários indiretos são os interactianos que tiveram a oportunidade de planejar todo o evento e desenvolver habilidades de liderança, organização e orçamento.
Descrição
Importância
A importância do projeto acentua-se na necessidade de que a comunidade de Ouro Preto não apresenta festas para menores de idade. Dessa forma, a população infanto-juvenil ouropretana e do distrito poderia ter uma forma de diversão e com os fundos arrecadados o clube poderá realizar um projeto comunitário de grande porte ou vários outros projetos de médio porte. Seu valor também está presente na divulgação do grupo interact para nossa sociedade, que tanto ouve falar, mas não conhece o que realizamos.
Com o dinheiro vindo da festa o clube teria um caixa maior para realizar um projeto comunitário de grande porte ou vários outros de médio porte.
Desenvolvimento
Planejamento:
No décimo sexto dia do mês de agosto foi dada a ideia de realizar o projeto financeiro Halloween Teen, esse tem o objetivo de arrecadar fundos monetários para o caixa do clube. O projeto foi votado e aprovado no mesmo dia, todos os associados presentes se comprometeram a dar seguimento aos devidos trabalhos. Após a entrega de ofício o projeto foi marcado para o dia 16 de outubro.
A primeira fase relacionada a organização do projeto foi a procura de um local. Inicialmente o clube optou por pedir o salão amarelo do Ouro Preto Tênis Clube (OPTC), salão utilizado para a realização do Halloween de 2017. A Imagem Pública do Clube se comprometeu a fazer divulgação do nome e da imagem da empresa em todos os meios de publicidade do evento.
A divulgação se iniciou pela Página do clube no dia 15 de agosto. A comissão de Imagem Pública produziu o evento pelo facebook e instagram além das artes de divulgação com as respectivas logomarcas iniciais.
A comissão organizadora foi subdividida em:
Presidência: Nayara Rillary
Vice-presidência: João Lucas.
Cardápio: Nayara Rillary, João Antônio, Kauan Pires, Tchairo Nidan e Marina Morena.
Decoração: Marina Morena e Kauan Pires.
Espaço: Marina Morena.
Finanças: Eduarda Dutra.
Som: Nayara Rillary .
Segurança: Nayara Rillary.
A comissão organizadora do projeto criou um grupo especifico no whatsapp para manter contato e facilitar a conversa entre os membros da organização do evento. A comissão de decoração informou que não contaria com gastos, uma vez correndo atrás de todas as necessidades por patrocínio e por meio da ajuda dos associados.
A comissão do cardápio foi responsável por pesquisar possíveis opções e realizar seus respectivos orçamentos. No dia 15 de outubro a associada Nayara realizou uma lista com os itens que seriam vendidos na festa (itens alimentícios), foi decidido que diferente das festas anteriores o clube iria comprar toda a comida pronta de um fabricante. Sendo assim, o clube não teria todo o trabalho de fazer a comida antes do projeto. Além disso a companheira Nayara juntamente com os demais presentes na comissão realizaram um orçamento dos salgados e das bebidas consumidas. A companheira Nayara encarregada de precificar o DJ entrou em contato com o DJ Taylor que nos fornece um desconto em seu serviço com a sua parceria com o clube e conseguimos o seu serviço para o dia 16, dia da festa. Junto do rotaract foi devicido o espaço no qual eles trabalhariam e o que necessitariam.
Visando criar uma maior diversão para os jovens e arrecadar fundos para o clube e reduzir o uso de descartáveis, foi definido que durante o projeto o clube venderia um copo personalizado da atividade Halloween teen para que os jovens pudessem se lembrar da data.
A comissão de decoração entrou em contato com a Colé, Loja de produtos de decoração e roupas, e pediu que pudesse nos ceder algumas decorações de Halloween. Sendo assim a decoração do local foi grande parte emprestada. A empressa cedeu os produtos sobre a condição de alguns interactianos participarem de fotos para ela, sendo assim alguns que se dispusseram puderam participar de uma sessão de fotos deveras divertida e única.
No dia 15 todos as informações foram passadas em maiores detalhes para o clube, para assim saberem com propriedade tudo que iria acontecer na festa. A associada Eduarda Dutra realizou um cronograma de horários para que os associados tivessem uma rotatividade de cargos durante o projeto e assim desenvolver diferentes areas de habilidade.
O evento recebeu os seguintes patrocínios:
Colé Presentes: (permuta) itens de decoração temática;
OPTC: local para realização do evento;
Execução:
No dia 15 de outubro alguns dos associados se encontraram de 8:00 horas às 18:30 no Salão Ouro (local da festa), no local ocorreu a limpesa, decoração e montagem do equipamento do DJ. O DJ montou sua estrutura às 15 horas. Para que todos trabalhassem e conseguissem se arrumar para festa, os associados se dividiram de forma que algumas pessoas ficaram na parte da manhã, retornando para o evento às 18 horas e os demais chegaram a tarde já prontas para iniciar as atividades finais. A festa iniciou-se às 19 horas.
Cada associado ficou cerca de uma hora em uma das funções: Portaria, limpeza, cozinha, fotografia, venda de copos e correio da bruxa. As atividades foram encerradas às 23:00 hora. Na portaria, os jovens receberam pulseiras de identificação. Ficaram responsáveis por colocar a identificação e revistar os jovens um segurança do sexo masculino e um do feminino. Devido a lotação máxima do salão, a venda de ingressos na portaria teve que ser interrompida às 22:30, barrando a entrada de algumas pessoas que queriam adquirir o mesmo, afim de evitar a superlotação do espaço e totalizaram cerca de 400 pessoas no evento. Na cozinha os salgados foram divididos em porções de 6 unidades, não foi necessário a utilização de nenhum recurso para o preparo dos mesmos. Por se tratar de um evento realizado por menores idade para menores de idade não foi vendido quaisquer tipo de bebida alcóolica, drogas licitas ou ilícitas. Os alimentos foram servidos no balcão com o apoio do Rotaractiano Lucas de Assis, Gabriela Rodrigues, Anayra, Felipe Bento, Oscar Neto, João Pedro, Lucas de Assis, Pedro Henrique e Helbert. Todos os itens foram vendidos no caixa através de fichas que identificavam os mesmos. O clube não esperava movimentar tanto dinheiro no caixa. Não foram vendidas todas as unidades de bala “Halls”, garrafas d’água e copos de energético. Sobrando então algumas unidades dos demais itens do cardápio. A venda dos copos personalizados foi um sucesso.. A limpeza e a reposição de rolos papel higiênico eram realizadas nos banheiros (masculino e feminino) a cada uma hora e alguns associados ficaram responsáveis por circular no salão afim de analisar a limpeza e organização do local. Cestos de lixo foram distribuídos estrategicamente visando a diminuição do trabalho posterior a festa e mantendo o ambiente mais agradável. O feedback referente a DJ Taylor foi muito positivo. Justificando a contratação do mesmo que além de ser parceiro do Interact Club de Ouro Preto é muito competente. As fotos foram tiradas pelos membros da comissão de Imagem Pública do clube.
Pós projeto:
Com o término da festa, os associados se juntaram para tirar a foto oficial do evento e felizes com o resultado cantaram “Quem são vocês?”. A companheira Eduarda Dutra foi para sua casa com um taxista de confiança, ficando responsável então por levar o dinheiro arrecadado.
Financeiro:
Receitas: R$ 8932,10
Despesas: R$ 2232,10
Lucro: R$6700,00
Desenvolvimento
Planejamento:
No décimo sexto dia do mês de agosto foi dada a ideia de realizar o projeto financeiro Halloween Teen, esse tem o objetivo de arrecadar fundos monetários para o caixa do clube. O projeto foi votado e aprovado no mesmo dia, todos os associados presentes se comprometeram a dar seguimento aos devidos trabalhos. Após a entrega de ofício o projeto foi marcado para o dia 16 de outubro.
A primeira fase relacionada a organização do projeto foi a procura de um local. Inicialmente o clube optou por pedir o salão amarelo do Ouro Preto Tênis Clube (OPTC), salão utilizado para a realização do Halloween de 2017. A Imagem Pública do Clube se comprometeu a fazer divulgação do nome e da imagem da empresa em todos os meios de publicidade do evento.
A divulgação se iniciou pela Página do clube no dia 15 de agosto. A comissão de Imagem Pública produziu o evento pelo facebook e instagram além das artes de divulgação com as respectivas logomarcas iniciais.
A comissão organizadora foi subdividida em:
Presidência: Nayara Rillary
Vice-presidência: João Lucas.
Cardápio: Nayara Rillary, João Antônio, Kauan Pires, Tchairo Nidan e Marina Morena.
Decoração: Marina Morena e Kauan Pires.
Espaço: Marina Morena.
Finanças: Eduarda Dutra.
Som: Nayara Rillary .
Segurança: Nayara Rillary.
A comissão organizadora do projeto criou um grupo especifico no whatsapp para manter contato e facilitar a conversa entre os membros da organização do evento. A comissão de decoração informou que não contaria com gastos, uma vez correndo atrás de todas as necessidades por patrocínio e por meio da ajuda dos associados.
A comissão do cardápio foi responsável por pesquisar possíveis opções e realizar seus respectivos orçamentos. No dia 15 de outubro a associada Nayara realizou uma lista com os itens que seriam vendidos na festa (itens alimentícios), foi decidido que diferente das festas anteriores o clube iria comprar toda a comida pronta de um fabricante. Sendo assim, o clube não teria todo o trabalho de fazer a comida antes do projeto. Além disso a companheira Nayara juntamente com os demais presentes na comissão realizaram um orçamento dos salgados e das bebidas consumidas. A companheira Nayara encarregada de precificar o DJ entrou em contato com o DJ Taylor que nos fornece um desconto em seu serviço com a sua parceria com o clube e conseguimos o seu serviço para o dia 16, dia da festa. Junto do rotaract foi devicido o espaço no qual eles trabalhariam e o que necessitariam.
Visando criar uma maior diversão para os jovens e arrecadar fundos para o clube e reduzir o uso de descartáveis, foi definido que durante o projeto o clube venderia um copo personalizado da atividade Halloween teen para que os jovens pudessem se lembrar da data.
A comissão de decoração entrou em contato com a Colé, Loja de produtos de decoração e roupas, e pediu que pudesse nos ceder algumas decorações de Halloween. Sendo assim a decoração do local foi grande parte emprestada. A empressa cedeu os produtos sobre a condição de alguns interactianos participarem de fotos para ela, sendo assim alguns que se dispusseram puderam participar de uma sessão de fotos deveras divertida e única.
No dia 15 todos as informações foram passadas em maiores detalhes para o clube, para assim saberem com propriedade tudo que iria acontecer na festa. A associada Eduarda Dutra realizou um cronograma de horários para que os associados tivessem uma rotatividade de cargos durante o projeto e assim desenvolver diferentes areas de habilidade.
O evento recebeu os seguintes patrocínios:
Colé Presentes: (permuta) itens de decoração temática;
OPTC: local para realização do evento;
Execução:
No dia 15 de outubro alguns dos associados se encontraram de 8:00 horas às 18:30 no Salão Ouro (local da festa), no local ocorreu a limpesa, decoração e montagem do equipamento do DJ. O DJ montou sua estrutura às 15 horas. Para que todos trabalhassem e conseguissem se arrumar para festa, os associados se dividiram de forma que algumas pessoas ficaram na parte da manhã, retornando para o evento às 18 horas e os demais chegaram a tarde já prontas para iniciar as atividades finais. A festa iniciou-se às 19 horas.
Cada associado ficou cerca de uma hora em uma das funções: Portaria, limpeza, cozinha, fotografia, venda de copos e correio da bruxa. As atividades foram encerradas às 23:00 hora. Na portaria, os jovens receberam pulseiras de identificação. Ficaram responsáveis por colocar a identificação e revistar os jovens um segurança do sexo masculino e um do feminino. Devido a lotação máxima do salão, a venda de ingressos na portaria teve que ser interrompida às 22:30, barrando a entrada de algumas pessoas que queriam adquirir o mesmo, afim de evitar a superlotação do espaço e totalizaram cerca de 400 pessoas no evento. Na cozinha os salgados foram divididos em porções de 6 unidades, não foi necessário a utilização de nenhum recurso para o preparo dos mesmos. Por se tratar de um evento realizado por menores idade para menores de idade não foi vendido quaisquer tipo de bebida alcóolica, drogas licitas ou ilícitas. Os alimentos foram servidos no balcão com o apoio do Rotaractiano Lucas de Assis, Gabriela Rodrigues, Anayra, Felipe Bento, Oscar Neto, João Pedro, Lucas de Assis, Pedro Henrique e Helbert. Todos os itens foram vendidos no caixa através de fichas que identificavam os mesmos. O clube não esperava movimentar tanto dinheiro no caixa. Não foram vendidas todas as unidades de bala “Halls”, garrafas d’água e copos de energético. Sobrando então algumas unidades dos demais itens do cardápio. A venda dos copos personalizados foi um sucesso.. A limpeza e a reposição de rolos papel higiênico eram realizadas nos banheiros (masculino e feminino) a cada uma hora e alguns associados ficaram responsáveis por circular no salão afim de analisar a limpeza e organização do local. Cestos de lixo foram distribuídos estrategicamente visando a diminuição do trabalho posterior a festa e mantendo o ambiente mais agradável. O feedback referente a DJ Taylor foi muito positivo. Justificando a contratação do mesmo que além de ser parceiro do Interact Club de Ouro Preto é muito competente. As fotos foram tiradas pelos membros da comissão de Imagem Pública do clube.
Pós projeto:
Com o término da festa, os associados se juntaram para tirar a foto oficial do evento e felizes com o resultado cantaram “Quem são vocês?”. A companheira Eduarda Dutra foi para sua casa com um taxista de confiança, ficando responsável então por levar o dinheiro arrecadado.
Financeiro:
Receitas: R$ 8932,10
Despesas: R$ 2232,10
Lucro: R$6700,00
Metas Alcançadas
As metas alcançadas foram que o clube realizou um projeto com grande impacto na sociedade ouropretana, a noite foi extremamente proveitosa, ajuda ao Rotaract Clube de Ouro Preto , fortalecimento de laços dentro da família Rotária, todos interactianos desenvolveram suas habilidades e o lucro foi extremamente alto.
Impactos
O impacto a curto prazo foi o treinamento dos interactianos, uma festa de extrema valia para sociedade infanto-juvenil ouropretana, o lucro alto e a ajuda ao Rotaract.
O impacto a longo prazo pode ser o revertimento do dinheiro em projeto para a comunidade de Ouro Preto e/ou doações para alguma entidade.
